Fotos auf der Weihnachtsfeier.Ein Leitfaden für HR- und People-Teams.

Vor der Feier: Album und Ablauf abstimmen

Admins bestimmen

Legt fest, wer das Album verwaltet, zum Beispiel zwei bis drei Personen aus HR, Orga-Team oder Kommunikation. In bleibt ladet ihr sie per E-Mail als Admins ein. Admins sehen alle Beiträge, ändern Einstellungen und können einzelne Beiträge löschen. Der Gästelink gibt keine Verwaltungsrechte.

Festhalten, wofür das Album gedacht ist

Schreibt in einem Satz auf, wofür ihr die Bilder intern nutzen wollt, etwa: „eine gemeinsame Erinnerung an den Abend und ein paar Bilder für den Jahresrückblick“. Dieser Satz hilft bei allem Weiteren: wer Zugang bekommt, was in der Einladung steht und wann ihr das Album aufräumt. Wie ihr Fotos von Mitarbeitenden datenschutzkonform handhabt, klärt ihr am besten mit eurer Datenschutzbeauftragten oder eurer Rechtsabteilung.

Galerie-Einstellung vorher festlegen

Entscheidet vor der Feier, ob alle mit dem Albumlink die gemeinsame Galerie sehen oder nur die Admins. Prüft die Einstellung im Album, bevor ihr den Link teilt. Sprachnachrichten haben eine eigene Einstellung: für alle mit Albumlink oder nur für die Albumverwaltung.

In der Einladung kurz Bescheid geben

Ein freundlicher Hinweis in der Einladung reicht: dass es ein gemeinsames Fotoalbum per QR-Code gibt, wer es verwaltet und an wen man sich wenden kann. So weiß jede und jeder vorher, was am Abend passiert. Den Link könnt ihr schon vorher verschicken; Hochladen ist ab dem Veranstaltungstag möglich.

„Bitte nicht fotografieren“ sichtbar machen

Aus Rücksicht auf alle, die lieber nicht aufs Bild wollen, legt am Eingang farbige Sticker oder andersfarbige Lanyards bereit. So muss niemand den ganzen Abend erklären, warum er nicht mit aufs Gruppenfoto möchte. Erwähnt das Zeichen in der Einladung und noch einmal bei der Begrüßung.

Während der Feier: QR-Codes, Momente und Raum für ein Nein

• QR-Codes dort, wo man wartet: Eingang, Tische, Getränkestation, Begrüßungsfolie. Konkrete Stellen stehen im Ratgeber „15 Foto-Challenges für eure Weihnachtsfeier“.
• Momente als Ordnung: Mit Momenten wie „Ankommen“, „Bühne“, „Team“, „Networking“ und „Abschluss“ sortieren sich die Beiträge schon beim Hochladen. Diese fünf gibt es in bleibt als Vorlage für Firmenfeste, ihr könnt sie umbenennen oder eigene anlegen (bis zu zwölf).
• Bei der Begrüßung kurz erwähnen: Ein Satz reicht: wo die QR-Codes hängen, wer das Album verwaltet und was der Sticker bedeutet.
• Niemand muss mitmachen: Wer nichts hochladen oder nicht aufs Foto möchte, lässt es einfach. Bei Spielen wie Foto-Challenges gibt es am besten immer eine Variante ohne Gesicht, damit sich alle wohlfühlen. Wer hochlädt, braucht kein Konto und muss keinen Namen angeben.
• Wenn ein Bild nicht passt: Ein Admin löscht es direkt im Dashboard. Mit „Uploads pausieren“ stoppt ihr neue Beiträge sofort, ohne dass etwas verloren geht.

Nach der Feier: Zugang, Jahresrückblick, aufräumen

Wer Zugang bekommt

Admins sehen alle Beiträge. Ob alle anderen mit dem Albumlink die Galerie sehen, hängt von eurer Einstellung ab; wer die Galerie sieht, kann einzelne Bilder auch herunterladen. Damit das Album im Kreis der Kolleginnen und Kollegen bleibt, teilt den Link in internen Kanälen, zum Beispiel im Intranet oder im Team-Chat. Wollt ihr nichts Neues mehr sammeln, pausiert die Uploads; das Album bleibt zum Anschauen erreichbar.

Export für den internen Jahresrückblick

Im Dashboard stoßt ihr einen Gesamtexport an. bleibt packt alle Fotos, Videos und Sprachnachrichten in eine ZIP-Datei, die ihr für eine begrenzte Zeit herunterladen könnt. Wählt für Präsentation oder Intranet-Beitrag gezielt Bilder aus, statt das ganze Archiv weiterzugeben. Aus Rücksicht lasst ihr Bilder weg, auf denen jemand mit „Bitte nicht fotografieren“-Sticker zu sehen ist.

Album aufräumen

Schaut nach der Feier einmal durch das Album und löscht, was nicht hineingehört: verwackelte Doppelungen, unpassende Schnappschüsse und jedes Bild, um dessen Entfernung jemand bittet. Ein Admin löscht einzelne Beiträge direkt im Dashboard, ohne Rückfragen und ohne Begründung.

Wie lange das Album läuft

Wie lange ein Album online bleibt, hängt vom Paket ab: 6, 12 oder 24 Monate. Tragt euch ein Datum in den Kalender, bis wann ihr das Album braucht. Ist es so weit, löscht die Person, der das Album gehört, das ganze Album im Dashboard, auch schon vor dem Ende der Laufzeit.